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Rechtssicherheit für Ihr Unternehmen – komfortabel und günstig

Auf der sicheren Seite mit unserer E-Mail-Archivierungslösung ITSM!archiv - powered by MailStore

Natürlich wissen Sie, dass es für Geschäftsbriefe Aufbewahrungsvorschriften gibt. Nicht umsonst haben Sie zahlreiche Ordner mit Angeboten, Lieferscheinen und Rechnungen, um nur einige Beispiele zu nennen. Vielfach wird aber übersehen, dass immer mehr Geschäftsbriefe als Anhang zu einer E-Mail ihren Weg ins Unternehmen finden. Auch für diese Anlagen wie zum Beispiel Lieferantenrechnungen gilt die Aufbewahrungspflicht im Original. Das Original ist dann nur die unveränderte E-Mail bzw. deren Anhang. Und das bedeutet im Umkehrschluss, dass ein Ausdruck eben nicht als Original gilt.

Die „Grundsätze der ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) lassen an dieser Auslegung keinen Zweifel, und Steuerberater berichten zunehmend, dass die Archivierung von E-Mails bei Betriebsprüfungen in den Fokus gerät.

Zukunftssicher

GoBD-konforme
Software-Lösung

E-Mail-Archivierung als Managed Service im Rechenzentrum

Die Vorteile der Lösung ITSM!archiv

Rechtssicherheit

ITSM!archiv basiert auf der MailStore-Technologie und bietet damit die notwendige, in den GoBD geforderte Revisionssicherheit der Lösung.

Schutz vor Datenverlust

Sie sind nicht auf die Archivierung von relevanten E-Mails durch Ihre Mitarbeiter angewiesen, sondern können jederzeit sicher sein, dass jede ein- und ausgehende E-Mail direkt an E-Mail-Server abgegriffen und sicher im Archiv gespeichert wird.

Schnell finden statt lange Suchen

Schnelle Suche

ITSM!archiv bietet eine extrem schnelle Suche, die nicht nur die E-Mail selber umfasst, sondern auch die üblichen Anhänge wie zum Beispiel .docx, .xlsx oder .pdf.

Effizienter Arbeitsfluß

Einfach und kostengünstig

Einmal eingerichtet läuft die E-Mail-Archivierung als Managed Service in einem deutschen Rechenzentrum.

Ersetzendes Scannen

Keine eigene Hardware

Sie müssen keine eigene Hardware vorhalten, und Sie brauchen sich auch nicht um Lizenzen oder ein Backup zu kümmern.

Absolute Vertraulichkeit

Für jeden Kunden wird eine eigene Instanz angelegt. Sie erhalten einen administrativen Zugang, mit dem Sie Ihr Archiv, die Benutzer und ihre Berechtigungen selbst verwalten können.

Jederzeit und von überall Zugriff auf alle Dokumenten

Zugriff über Outlook Add-In, Desktop-Client oder Web

Der Zugriff auf das eigene Archiv – und bei entsprechend eingeräumten Berechtigungen – auf weitere Archive erfolgt über drei komfortable Möglichkeiten.

Vollständige Lösung für die E-Mail-Archivierung

Die Komponenten von ITSM!archiv

ITSM!archiv ist ein Full-Service-Paket für die rechtssichere E-Mail-Archivierung für alle gängigen E-Mail-Systeme, darunter selbstverständlich auch Microsoft Exchange und Microsoft Outlook 365. Als Archivierungs-Engine wird MailStore verwendet. Die MailStore-Funktionen werden abgerundet durch unsere Leistungen als Service Provider, der sich von der Einrichtung über die laufende Überwachung bis zum Support um alle Fragen rund um das Hosting des Managed Service kümmert.

Vergessen Sie eigene Hardware oder eigene Lizenzen für die Archivierung. Die überschaubaren Kosten werden monatlich auf Basis der tatsächlichen Benutzer abgerechnet.

Nach der Beauftragung einer Testinstallation richten wir Ihre Instanz ein und stellen Ihnen sowohl das Outlook Add-In als auch den Windows-Client als MSI-Pakete zum Download zur Verfügung. Selbstverständlich begleiten wir Sie auf Wunsch durch die Ersteinrichtung der Archive in Ihrer Instanz. Sie haben dann 14 Tage Zeit, ITSM!archiv ausgiebig zu testen. Beenden Sie den Test, ohne das Produkt nutzen zu wollen, entstehen Ihnen keine Kosten. Wir sind aber sicher, dass der Test Sie überzeugen wird. Nutzungsgebühren fallen dann erst nach Ablauf der Testperiode an.

Das Outlook Add-In ist in wenigen Sekunden auf dem Windows-PC oder dem Terminalserver installiert. Zumindest für den ersten Zugang zum Archiv müssen die Anmeldeinformationen eingegeben werden.

Der Benutzer hat hier umfassende Suchmöglichkeiten in seinem Archiv und gegebenenfalls in weiteren Archiven, für die ihm die entsprechenden Berechtigungen erteilt wurden.

ITSM stellt in zwei geographisch getrennten Rechenzentren in Düsseldorf virtuelle Server im Rahmen des Produkts Local Cloud Hosting an. Für die E-Mail-Archivierung steht entsprechend skalierbare Kapazität bereit.

ITSM kümmert sich um die Wartung der Server. Das beinhaltet zum einen das regelmäßige Einspielen von Updates und selbstverständlich das regelmäßige Backup. Für die Hardwarewartung haben wir mit allen Herstellern Wartungsverträge mit sehr kurzer Reaktionszeit abgeschlossen.

ITSM begleitet Sie nicht nur bei der Einführung der Archivierungslösung, sondern steht Ihnen auch nach der Installation für den laufenden Betrieb jederzeit zur Verfügung. Unsere Hotline erreichen Sie werktäglich von 7:00 bis 18:00 Uhr. Der Support während der ersten drei vollen Monate nach Inbetriebnahme ist mit den Nutzungsgebühren abgegolten, verursacht also keine zusätzlichen Kosten. Nach dieser Zeit werden die Supportleistungen nach Aufwand abgerechnet. Sie erhalten nur bei Inanspruchnahme eine monatliche Abrechnung mit detailliertem Tätigkeitsnachweis aus unserem Ticketsystem.

Kostenlose Testinstallation
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Kostenlos testen

Sie möchten ITSM!archiv gleich ausprobieren? Kein Problem – füllen Sie einfach das Kontaktformular aus. Hier erfahren Sie mehr über Einrichtung und Test.

Wir richten Ihnen kostenlos und unverbindlich einen Testzugang ein. Für den Zugriff auf Ihre Testarchive gibt es drei Möglichkeiten:

  • Web Access (keine Installation erforderlich)
  • Client für Windows (Download)
  • Outlook-Add-In (Download)

Sie testen 14 Tage lang die Lösung kostenlos und unverbindlich. In der darauf folgenden Woche entscheiden Sie, ob Sie das Produkt dauerhaft einsetzen möchten oder nicht. Ihre testweise archivierten Daten löschen wir automatisch, wenn es nicht innerhalb von 21 Tagen nach Einrichtung der Testinstanz zu einem Vertrag kommt.

Kontaktformular

Jetzt beraten lassen

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Wenn Sie Interesse an unserer rechtssicheren E-Mail-Archivierung ITSM!archiv haben, lassen Sie sich einfach unverbindlich und kompetent von unseren Spezialisten beraten. Im Download-Bereich finden Sie Dokumente mit weiteren Informationen.

+49 (0) 2173 10648-69

info@itsm-archiv.de

Kontakt
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DATEV empfiehlt MailStore als Lösung für die E-Mail-Archivierung

DATEV setzt jetzt auf MailStore - unsere E-Mail-Archivierungslösung ITSM!archiv basiert auf MailStore

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Unternehmen

Individuelle IT-Lösungen aus dem schönen Rheinland

Die ITSM OHG ist eine Schwestergesellschaft der ITSM GmbH, einem 1998 gegründeten Systemhaus in Langenfeld. Beide Unternehmen arbeiten am gleichen Standort und unter gleicher Leitung. Sie bieten umfassende Infrastrukturlösungen sowohl Inhouse als auch in deutschen Rechenzentren (Server Based Computing und Local Cloud Hosting) sowie individuelle Softwarelösungen in den Bereichen ERP, CRM und Dokumentenmanagement an.